A vállalati működés új korszakában az adatok nem csupán adminisztratív eszközök, hanem stratégiai erőforrások. A dinamikus növekedés és a nemzetközi jelenlét erősödése az UBM Csoport számára is világossá tette: a HR csak akkor tud valódi üzleti partnerként működni, ha technológiai értelemben is képes szintet lépni. A manuális megoldásokat egy egységes, strukturált és skálázható digitális platform váltotta fel, amely nemcsak követi, hanem támogatja is a szervezeti komplexitás növekedését. A válasz egy korszerű, felhőalapú HR-ökoszisztéma bevezetése lett, amely integrálja a munkavállalói adatkezelést, a teljesítménymenedzsmentet és az adminisztratív folyamatokat, miközben valós idejű, megbízható riportinggal segíti a vezetői döntéshozatalt. Kiripóczky László HR igazgatóval arról beszélgettünk, hogyan vált stratégiai prioritássá a HR digitalizáció, milyen szempontok mentén választották az InFoRm rendszert, és miként támogatja partnerük, az FX HR Solutions megoldása a vállalatcsoport fenntartható, adatvezérelt működését.

 

Milyen HR kihívásokkal szembesült a vállalat a bevezetés előtt, volt-e konkrét üzleti kockázat vagy hatékonysági probléma? Mi volt az a pont, amikor egyértelművé vált, hogy változtatni kell?

Az UBM Csoport az elmúlt években rendkívül dinamikus növekedésen ment keresztül. Sokkal több munkavállaló, a külföldi érdekeltségek hangsúlyosabb megjelenése, új cégek integrációja a vállalatcsoportba: ezek önmagukban is hatalmas kihívást jelentenének bármilyen HR szervezet számára. Ezen kihívások mellett a vállalatcsoport kezdeteitől meglévő sokszínűsége miatt a munkavállalói állomány megfelelő kiszolgálása HR szempontból is sokkal hangsúlyosabb feladattá vált az elmúlt években. A HR oldalon rendelkezésünkre álló erőforrások szűkössége és a támogatandó területek sokszínűsége, valamint az operatív és stratégiai feladatok nagy száma hozta magával azt, hogy a belépésem után nyilvánvalóvá vált: amennyiben szeretnénk tartani a korábban már megszokott rendkívül magas minőségű HR szolgáltatások színvonalát, abban az esetben szükséges tovább növelni a csapat és a HR terület teljes hatékonyságát. A korábbi HR folyamataink, a riporting, az adatkezelés sok esetben jellemzően manuális volt, illetve fragmentált. Ezen mindenképpen szerettünk volna változtatni, és egy olyan megoldással előállni, amelyben a XXI. századi működésnek megfelelően, valamint a vállalat egyéb területein már korábban is erősen jelenlévő adatalapú döntéshozatalnak és működésnek eleget téve pusztán néhány kattintással naprakész, pontos HR adatokat tudunk látni. Ehhez kerestünk megfelelő partnert, aki ezt HR szoftver oldalról támogatni tudja.

Miért esett erre a partnerre a választás?

A kiválasztási folyamat nem volt egyszerű, több potenciális beszállítóval is egyeztettünk, illetve több céggel is kapcsolatban voltunk a kiválasztás során. Korábbi tapasztalataim során dolgoztam már kisebb, felhőalapú rendszerek mellett mindhárom nagy HR rendszerrel, például a SAP/SAP SuccessFactors, Workday, és Oracle HCM kapcsán is volt már rendszer bevezetési tapasztalatom, helyenként több tízezer munkavállalót érintve. Ennek köszönhetően viszonylag biztos voltam abban, hogy mit keresünk, illetve, hogy az UBM-nek mire van szüksége.

Alapvetően három fő aspektusa volt a keresésnek: a szervezet komplexitása és fragmentált működés miatt nem szerettünk volna egy hatalmas költséggel járó monstrum HR rendszert bevezetni, így a három nagy opció gyakorlatilag azonnal kiesett, hiszen annál sokkal agilisabb a szervezetünk, mint amennyire ezek a rendszerek rugalmasak tudnak lenni, vagy le tudnak követni alapvető szervezeti változásokat.

Másodszor mindenképpen szükségünk volt arra, hogy a magyarországi működés alapjain ugyan, de a vállalatcsoport nemzetközi terjeszkedését és jelenlétét figyelembe véve történjen a kiválasztás, hogy végre a nemzetközi kollégákat is megfelelően kiszolgálhassuk HR oldalról. Ez a feltétel a legtöbb magyar fejlesztésű rendszert kiejtette a versenyből, hiszen a nemzetközi környezetnek megfelelő adatstruktúra kialakítása, valamint a helyi munkajogi szabályozások lekövetéséhez szükséges lokalizáció és szabályrendszer sok esetben alapvető akadályt jelentett a megtekintett rendszerek esetében, vagy túl nagy kompromisszumokat igényelt volna. Ugyanígy a külföldi, felhőalapú szolgáltatások ugyan támogatni tudták volna a külföldi kollégák kiszolgálását, de a magyar nyelvű lokalizáció például teljesen hiányzott.

Harmadrészt fontos volt, hogy mit kapunk a pénzünkért. Az FX csapatával korábban már volt kapcsolatunk egy másik általuk fejlesztett rendszer kapcsán, így ismertük az általuk szállított szolgáltatások minőségét, a kezdeti beszélgetések így nagyon hamar átléptek a tervezési és szerződési szakaszba. Rendkívül pozitív volt, hogy a rendszer ugyan már alapból tartalmazta a számunkra szükséges funkciókat, viszont a fejlesztési ütemtervre is hatással tudtunk lenni, így voltak olyan funkciók, amelyek konkrétan a mi kérésünkre kerültek be a rendszerbe, vagy kerültek kialakításra olyan módon, ahogyan azt mi javasoltuk. Egyetlen másik dobozos HR rendszer esetében sem tapasztaltam még ilyen rugalmasságot, ez pedig jelentős szabadságot adott nekünk a bevezetés során.

Milyen fő modulokat tartalmaz az új HR rendszer?

Az új rendszer alapvető célja nem tér el bármelyik másik HR rendszerétől: a munkavállalói személyes, a szervezeti, valamint a fizetési adatok biztonságos, strukturált tárolása az elsődleges célja. A kulcsfontosságú elvárásunk az volt, hogy az adataink végre egységes, strukturált formában legyenek elérhetőek, valamint a munkavállalók és a vezetők is elérhessék az őket érintő információkat. Ami ezen funkciók mellett egy óriási plusz, hogy a teljesítményértékelés olyannyira része a rendszernek, hogy a teljes rendszer innen indult, ez egy óriási selling pointnak minősült. Az UBM teljesítményértékelési rendszere éppen a rendszer ezen funkciójának köszönhetően is teljesen megújul a közeljövőben, ebben a modulban pedig már AI is segíti majd a vezetőket, illetve a HR-t a 360°-os visszajelzések értékelésében.

A rendszer bevezetése során jeleztük az FX felé, hogy nagyon örülnénk neki, ha a rendszer ki tudná váltani a korábban használt SharePoint, Excel- és papíralapú szabadságnyilvántartási felületeinket, így idén január közepén a munkavállalók számára élesített rendszert már ezzel együtt indítottuk el úgy, hogy tavaly, a szerződéskötés alatt ez még csak ötletként merült fel.

Egy másik hatalmas plusz, amelyet még kevés helyen láttam ilyen gyorsan, a rendszerbe integrálva megvalósítani, az a self-onboarding, amellyel az újonnan belépő munkavállalók számára létrehozott felületen a korábbi payroll form helyett a munkavállalók a HR rendszerbe közvetlenül be tudják majd írni az adataikat, ezzel is egyszerűsítve és gyorsítva a beléptetési folyamatunkat.

Melyek az elsődleges tapasztalatok a bevezetést követően?

A már említett HR rendszer bevezetési projektjeimhez képest ez a bevezetés volt az eddigi legnyugodtabb és legzökkenőmentesebb. Nem volt közvetítő cég, aki egy köztes réteget jelentett volna a szolgáltató és a végfelhasználó között, nem kellett külön tanácsadó céget foglalkoztatnunk, az adatok importálása gond nélkül lezajlott, pedig több száz munkavállaló adatainak kitisztítása is beletartozott a projektbe.

A bevezetés során felmerülő problémákat gyorsan és agilisan kezelte az FX, és rengeteg olyan fejlesztési igény kapcsán, amelyek esetében elsődlegesen abban maradtunk, hogy felkerül a roadmapre, másnapra már lefejlesztésre került.

Munkavállalói és vezetői oldalról is fontos volt, hogy olyan rendszert vezessünk be, amely nincs túlbonyolítva, felhasználóbarát, egyszerű és sallangmentes. Szerintem abszolút sikerült ilyen rendszert bevezetnünk. Nincsenek öncélú grafikák a rendszerben, soha nem használt felületek és beállítások, minden úgy van kitalálva, hogy funkcionális és gyors legyen, valamint megkönnyítse a mindennapi munkavégzést.

Ajánlanátok-e más nagyvállalatoknak? Miért?  

Személyes véleményem szerint óriási lehetőségek vannak az InFoRmban, mivel továbbra is elképesztő ütemben fejleszti azt az FX. A tőlük kapott támogatás és support, a rendszer már most is meglévő funkciói, valamint a tisztán kommunikált fejlesztési roadmap abszolút ritkaság a mai világban, ahogyan az általuk nyújtott technikai támogatás is, ha esetleg bármivel elakadunk. Amennyiben olyan HR rendszert keres egy vállalat, amely nem a korábban is említett dobozos megoldások egyike, hanem egy olyan, nemzetközi színtéren is használható, de magyar fejlesztésű megoldást szeretne, amely kellően rugalmas és megbízható, abban az esetben abszolút ajánlom.

—-

Partnerünkről

Az FX csoport közel 30 éve szolgáltat a hazai és régiós bankok és vállalatok számára treasury és kapcsolódó megoldásokat. A folyamatos növekedés során kialakult belső HR és menedzsment igényekre válaszul született meg az InFoRm teljesítménymenedzsment rendszer, amely túlnőve a saját használaton, önálló spin-off cégként lépett piacra FX HR Solutions néven.

Az InFoRm a növekvő kis- és középvállalatok, de akár nagyvállalatok számára is készült, magyar fejlesztésű, költséghatékony megoldás, amely a célkitűzések, visszajelzések és értékelések egyszerű keretrendszerével segíti a szervezeti hatékonyság növelését és a munkavállalói elköteleződés erősítését. A rendszer mögött évtizedes vezetői tapasztalat és a legmagasabb szintű IT-elvárásoknak megfelelő szakértelem áll. Részletek: https://getinform.hu/